La sfârşitul lunii octombrie 2013 a fost instalat şi pus în funcţiune noul soft de înregistrare a datelor Cabinetelor Asociate AF Stomatologie „2D”, ce a înlocuit vechiul program ce a funcţionat timp de 20 de ani.

Înainte de a ne referi la actualul program Stoma eXactonly ar fi nedrept să nu ne referim pe scurt la cel precedent. La început anului 1993, după primul an de activitate privată a devenit evidentă nevoia de a simplifica şi eficientiza evidenţa medicală şi financiară a cabinetului. În primăvara şi vara lui 1993 am analizat cerinţele şi am imaginat arhitectura unui soft de evidenţă, realizat de ing. Gheorghe Petrov, pe atunci asociat al firmei Test Computer Technology. Softul de evidenţă Stoma PC a fost implementat începând cu luna octombrie 1993, AF Stoma 2D devenind astfel primul cabinet stomatologic privat din ţară care s-a informatizat.

În acea vreme nu exista Windows, fonturi, foldere, mouse, CD writer, etc. şi cu toate acestea programul scris în DBase a funcţionat mai mult decât satisfăcător în anii care au urmat. În acea perioadă el a fost promovat în judeţele limitrofe şi prezentat la Congresul anual din 1995 al A.M.S.L.P.R. (Asociaţia Medicilor Stomatologi cu Liberă Practică din România). Rezultatele pozitive ale utilizării acestui program au devenit în scurt timp evidente, eliminarea formularelor medicale şi financiare scrise tradiţional de mână (prin listarea celor emise de PC) economisind 10 % din timpul de lucru zilnic la cabinet (respectiv la 7 ore de lucru peste 40 de minute !). Aceste excelente rezultate au fost publicate în 2 articole ştiinţifice semnate de medicii cabinetului, intitulate „Computerul în stomatologie”, în numerele revistei „Arta Stomatologică” a A.M.S.L.P.R.

Între timp, evoluţia informaticii a dus la apariţia PC-urilor din ce în ce mai competitive 486, 586, Pentium I, Pentium II, III, etc., toate însoţite de dezvoltările Microsoft: Windows 95, Windows 98, Windows XP, atât configuraţiile hard cât şi softurile aferente făcând obiectul investiţiilor succesive în IT ale cabinetului nostru. În mod inevitabil, începând cu 1996 vechiul program Stoma PC a trebuit periodic compatibilizat cu noile dotări succesive hard şi soft, suferind numeroase convertiri (în Fox for Windows, Visualstudio, etc.) care au limitat treptat şi progresiv funcţionarea integrală a tuturor aplicaţiilor existente. În plus anual în fiecare ianuarie era necesar ca anumite programe să fie mereu modificate şi adaptate…

Începând cu anul 2012 am început de aceea căutarea pe piaţa IT a diferite programe de stomatologie în vederea achiziţionării, dar din păcate nici o ofertă nu corespundea aşteptărilor şi exigenţelor noastre, rezultate din 20 de ani de vastă experienţă în exploatarea zilnică. În cele din urmă, o dată cu achiziţionarea în 2012 a unui nou PC performant având instalat Windows 7, funcţionarea programului Stoma for Windows ce împlinea venerabila vârstă de 20 de ani a devenit extrem de greoaie şi de obositoare pentru întregul personal, devenind evidentă necesitatea unei înnoiri.

Din aceste motive în luna martie 2013 am început o colaborare deosebit de eficientă cu ing. Tiberiu Horvath, director al S.C. eXactonly S.R.L., pentru a realiza un pachet de aplicaţii care să corespundă cât mai exact atât necesităţilor cabinetelor noastre, cât şi noilor reglementări şi legislaţii , în acord cu noile dotări IT. Începând cu luna mai 2013 au început pe de o parte corectarea erorilor din înregistrările precedente, pe de altă parte preluarea tuturor datelor din perioada 1993 - 2013 din vechiul program. Au urmat în august şi septembrie numeroase testări a diferitelor aplicaţii, atât de medicii cât şi de asistentele cabinetului, efectuate în diferite condiţii şi după variate scenarii. În cele din urmă, la sfârşitul lui octombrie 2013, varianta finalizată a Stoma eXactonly realizat în sistemul rapid şi fiabil SQL a fost instalată pe PC-ul cabinetului şi înregistrările în vechiul program au fost sistate.

Noul program de evidenţă deţine numeroase aplicaţii benefice pentru toţi participanţii la actul medical, atât pentru pacienţii înregistraţi cât şi pentru personalul medical care exploatează sistemul. Din punct de vedere al reglementărilor medicinei dentare ale C.M.D.R. ,(Colegiul Medicilor Dentişti din România, care guvernează profesia) există în program modelele actualizate obligatorii ale Acordului pacientului informat şi Chestionarului de stare generală de sănătate. Datele medicale din Chestionarul completat şi semnat de pacient se înregistrează în rubrica Antecedente, la deschiderea fişierului fiecărui pacient vizualizându-se instantaneu eventualele afecţiuni generale ale acestuia, necesare permanent medicului stomatolog curant pentru stabilirea celui mai adecvat plan de tratament, fie el global sau per dinte.

Pentru Cabinete Asociate AF Stomatologie „2D”, principala bază de date este lista pacienţilor înregistraţi la cabinet ce se poate ordona alfabetic sau numeric, dispunând de un sistem extrem de facil de căutare. Următoarele 2 baze de date sunt la fel de importante pentru o exploatare rapidă şi sigură: lista cu diagnosticele stomatologice, grupate pe categorii specifice (prevenţie, odontologie, endodonţie, parodontologie, urgenţe, protetică, chirurgie buco-maxilo-faciala, ortodonţie, etc.) şi lista cu tratamentele de specialitate practicate de cabinetele noastre (ordonate după acelaşi criterii).

Noul program Stoma eXactonly deţine deasemenea o bază de date cu unele medicamente din farmacii recomandate de medicii stomatologi, ce pot fi astfel facil selectate pentru listarea unei reţete personalizate. Baza de date cu medicamentele din Trusa de urgenţă pentru afecţiuni generale a CMDR include în premieră termenul de garanţie, astfel încât orice expirare se afişează cu în timp util pe monitor, pentru reaprovizionare. Pentru fiecare pacient la începutul, în timpul sau / şi la sfârşitul tratamentelor se pot tipări în mod facultativ următoarele formulare medicale specifice: bilet de trimitere, adeverinţă medicală, reţetă medicală, fişă stomatologică, fişă protetică de laborator (a cabinetului / a tehnicianului) , etc. O aplicaţie nouă constă în posibilitatea listării de recomandări post-terapeutice, după unele tratamente importante ce necesită educarea medicală a pacientului, de exemplu după reconstituiri coronare, după tratamente de canal, după extracţii, după cimentări de lucrări fixe, în cazul aplicării de proteze semimobile / mobile, etc.

Nu de mai puţină importanţă sunt aplicaţiile financiare reglementate de Codul Fiscal, respectiv tipărirea chitanţelor, în mod opţional a facturilor, realizarea şi tipărirea zilnică a Registrului Jurnal de Încasări şi Plăţi, programul fiind conceput pentru persoane fizice, aşa cum sunt majoritatea cabinetelor stomatologice, respectiv pentru evidenţa contabilă în partidă simplă.

O importanţă practică la fel de mare pentru utilizator (medic stomatolog sau asistentă medicală) o are aplicaţia de vizualizare, verificare şi eventuala corectare a înregistrărilor de date, (respectiv diagnosticele identificate, tratamentele efectuate şi costurile aferente), înainte de salvarea, respectiv tipărirea oricăror înregistrări. Gradul de satisfacţie al utilizatorilor actuali (personalul medical al cabinetelor) este deosebit de ridicat, după doar câteva luni de utilizare întregul personal medical al cabinetelor putând afirma că noul program funcţionează fluid, uşor şi prietenos, totul derulându-se extrem de rapid, de logic şi de funcţională. Pe parcursul lunilor de exploatare au fost necesare foarte puţine corecţii legate de situaţii neimaginate în perioada de testări (pacienţii fără CNP, lungimea unor enunţuri, tipăriri suplimentare) ce au fost efectuate extrem de facil datorită profesionalismului şi promptitudinii autorului.

La începutul anului 2014, în urma discuţiilor avute cu ing. Tiberiu Horvath am imaginat şi planificat îmbunătăţirea programului existent prin conceperea şi adăugarea unor aplicaţii specifice de statistică medicală şi financiară, prin care vom putea analiza şi valorifica date şi aspecte importante pentru afecţiunile stomatologice pe care le tratăm în Cabinetele Asociate AF Stomatologie „ 2D”.

Considerăm că noul pachet de aplicaţii Stoma eXactonly aduce un plus de calitate şi profesionalism întregii noastre activităţi stomatologice, prin ordine, siguranţa, transparenţa şi posibilitate de feed-back, atât pentru personalul medical cât şi pentru pacienţii noştri. Accesul la informaţiile legate de tratamentele stomatologice pe care medicii cabinetului le-au efectuat şi înregistrat pe PC începând cu octombrie 1993 (istoricul dentar personal) permite oricând evaluări şi estimări importante, atât pentru fiecare pacient aflat în tratament cât şi pentru fiecare dinte al acestuia în parte.